Porvoon hallintopalvelukeskus haki sparrauksesta tukea muutoksen käsittelyyn henkilökunnan kanssa

Porvoon hallintopalvelukeskus (HPK) on yhtiöittämisen takia suuren muutoksen äärellä, sillä 50 työntekijän keskus yhtiöitetään hyvinvointialueuudistuksen myötä. Keskus on tuottanut Porvoon kaupungin talous-, palkka-, ICT-, rekry- ja käännöspalveluja, mutta uusi yhtiö palvelee jatkossa sekä kaupunkia että Itä-Uudenmaan hyvinvointialuetta.

- Muutosmatkamme alkoi viime vuoden heinäkuussa. Olen tiedottanut muutoksesta aktiivisesti henkilöstöinfoissa, työpaikkakokouksissa, lähiesihenkilöiden kanssa ja tiimikokouksissa. Korona-aikana ei kuitenkaan ole ollut mahdollisuutta keskustella kasvokkain, joten koin, että tarvitsemme muutoksen käsittelyyn ulkopuolista tukea, kertoi toimitusjohtaja Anniina Kitula.

Anniina haki Kuntatyö2030 -ohjelmalta kahden päivän sparrausta muutoksen käsittelyyn koko henkilöstön kanssa. Sparraajaksi valittiin Tanja Peltovuoman, jolla on kokemusta muutoksen läpiviemisestä erilaisissa kuntaorganisaatioissa.

Sparraus toteutettiin ryhmäkeskusteluina koko henkilöstölle

Sparraus toteutettiin lähityöskentelynä siten, että järjestettiin 2-3 tunnin keskustelutilaisuudet viidessä ryhmässä koko henkilöstölle. Tavoitteena oli rakentaa yhteistä näkemystä siitä, mitä tuleva muutos tarkoittaa konkreettisesti oman työn kannalta. Sparrauksella myös haettiin laajempaa ymmärrystä siihen, miten eri tavalla ihmiset kokevat muutoksen ja miten työyhteisössä voidaan tukea toisia muutostilanteessa.

- Olin mukana kaikissa ryhmäkeskusteluissa. Oli hienoa pandemia-ajan etätyöskentelyn jälkeen kohdata kaikki työntekijät kasvotusten ja pysähtyä muutoksen äärelle. Sparraus lisäsi luottamusta yhteiseen tekemiseen. Uskonkin, että kynnys kysyä on madaltunut ja nyt kuka tahansa uskaltaa kysyä minulta muutoksesta, kuvasi Kitula.

Ennakkokyselyssä purettiin huolia ja etsittiin vahvuuksia

Ennen sparrausta asiantuntija toteutti koko henkilöstölle kyselyn, jonka pohjalta hän valmisteli materiaalin yhteiseen käsittelyyn. Kyselyssä kysyttiin palvelukeskuksen vahvuuksia ja oman työn mielekkyyteen vaikuttavia tekijöitä sekä huolia tulevaan muutokseen liittyen.

Sparraus lisäsi ymmärrystä muutoksesta 

Ryhmäkeskusteluissa saatiin heräteltyä työntekijöiden ajatuksia siitä, mitä mahdollisuuksia ja positiivisia asioita muutos mahdollistaa jokaisen omaan työhön liittyen. Lisäksi käsiteltiin ennakkokyselyn pohjalta työntekijöiden kokemia uhkakuvia muutokseen liittyen ja saatiin hälvennettyä muutoksen aiheuttamaa pelkoa.

Nyt jokainen ymmärtää paremmin, mihin asioihin muutoksessa voi itse vaikuttaa, ja mitkä ovat asioita, joihin ei pysty vaikuttamaan. Oli mahtava nähdä, kuinka työntekijöiden huoli helpottui yhteisen vuoropuhelun aikana. Ryhmäkeskusteluista välittyi palvelukeskuksen vahva yhteenkuuluvuuden tunne ja toisista välittämisen kulttuuri, kuvasi Tanja kokemustaan sparrauksesta. 

Vuoropuhelua henkilöstön kanssa on hyvä jatkaa

Sparrauksen jatkotoimenpiteenä Tanja Peltovuoma suositteli jatkuvaa tiedottamista muutostilanteesta sekä seurantaa muutokseen liittyen. Koska sparrauksen aikana tuli ilmi monenlaisia kehittämisideoita, olisi tärkeää, että sparrauksen aikana esiin nousseista teemoista keskusteltaisiin jatkossakin.

- Saimme sparraajalta hyviä havaintoja jatkotyöskentelyn tueksi. Jatkamme luonnollisesti asioista puhumista ja jatkuvaa tiedottamista muutokseen liittyen. Toivon myös, että pääsemme pian työyhteisönä kohtaamaan ja juhlistamaan saavutuksiamme muutosprojektissa tähän mennessä, sillä muutosprojekti on edennyt hyvin. Voisimme myös ehkä vielä järjestää uusia keskustelutilaisuuksia pelkästään henkilöstölle ulkopuolisen sparraajan kanssa, pohti Anniina.

Lisätietoa sparrauksesta ja hakuohjeet löydät sivuiltamme.

Teksti: Anna-Mari Jaanu