23.9.2021
Limingan kunta, Liminka

Valtuutettujen digilinikka

Käytössä

Tarve ja tavoitteet
Uudet valtuutetut aloittivat toimikautensa elokuussa, ja samalla he saivat käyttöönsä useita erilaisia sähköisiä palveluita ja tunnuksia, muun muassa kunnan sähköpostiosoitteen sekä sähköisen kokousalustan. Ennakoimme, että valtuutettujen digitaitojen tasot ovat erilaisia, minkä lisäksi aloittavista valtuutetuista noin puolet oli uusia, joten työkalut olivat monelle ennestään tuntemattomia.

Halusimme varmistaa, että sähköisten työkalujen käyttäminen sujuu ja kaikilla valtuutetuilla on edellytykset hoitaa tärkeää luottamustehtäväänsä. Koimme myös tärkeäksi varmistaa heti valtuustokauden alussa Teams-kokousten toimimisen kaikilla, jotta valtuutetut voivat osallistua erilaisiin etänä pidettäviin koulutuksiin ja seminaareihin, ja tarvittaessa kaikilla on valmiudet kokoustaa etänä, mikäli tilanne niin vaatisi.
Ratkaisu
Kaikille valtuutetuille pidettiin lyhyt info heille käyttöön tulevista sähköisistä työkaluista ja niiden käyttöperiaatteista. Infon lisäksi valtuutetuille järjestettiin myöhemmin pidetyn valtuustokoulutuksen yhteyteen tuntia ennen virallisen osuuden alkamista matalan kynnyksen ”digilinikka”. Kunnan työntekijä piti vastaanottoa valtuustokoulutuksen viereisessä tilassa ennen virallisen koulutuksen alkua, jolloin valtuutetuilla oli mahdollisuus tulla käymään hänen luonaan.

Digilinikalle tulevia valtuutettuja ohjeistettiin ottamaan mukaan omat laitteet sekä kunnalta saadut käyttäjätunnukset, jotta kirjautumiset ja tarvittaessa esimerkiksi Teamsin asentaminen pystytään tekemään. Yksilöllinen opastus takaa kullekin sopivan etenemistahdin sähköisiin työkaluihin tutustuttaessa, ja kunkin kanssa on mahdollista käydä läpi juuri niitä asioita, joihin he kaipaavat opastusta. Valtaosa valtuutetuista myös käyttää valtuustotyöskentelyyn omia laitteitaan (tietokone, tabletti), joten näin on helppo käydä läpi työkalujen käyttämistä kunkin omassa laitteessa.
Tulokset
Digilinikka on helppo tapa tarjota yksilöllistä opastusta ja digitukea niille valtuutetuille, jotka sitä kaipaavat, eikä koko valtuuston ole tarpeen osallistua yksityiskohtaiseen koulutukseen. Kehitettyä digilinikka-toimintatapaa on mahdollista soveltaa esimerkiksi muidenkin toimielinten toiminnassa. Valtuuston (tai muun toimielimen) virallisen kokouksen yhteydessä pidettävälle digilinikalle on helppo tulla, koska se ei vaadi ylimääräistä kulkemista kunnanvirastolle, minkä lisäksi se tuo säästöjä eikä kuormita ympäristöä.

Yhteyshenkilöt

Heidi Niemelä
heidi.niemela@liminka.fi
Projektipäällikkö
Limingan kunta