29.9.2021
Limingan kunta/ Omaisuuden hallinta, Liminka

Rakennushankkeen uudenlainen viestintämalli

Käynnissä

Tarve ja tavoitteet
Idea syntyi, koska hankkeen urakkamuotona on yhteistoiminnallinen KVR ja hanke toteutetaan Limingan lukiossa siten, että rakennus on liki kokoajan suurelta osin käytössä. Tarve viestinnän tehostamiseen havaittiin, kun hankkeen avaintulosalueissa on määritelty hankkeen arviointikeinoina rakennustyön aiheuttamien ennakoimattomien häiriöiden määrä koulutoiminnalle sekä positiivisten artikkeleiden määrä. Hankkeen alkuvaiheessa tehtiin yhdessä viestintäsuunnitelma, johon kirjattiin suunnitelman tavoitteiksi:

- Varmistaa sujuva, oikea-aikainen ja avoin tiedonkulku työmaan ja koulun toiminnan välillä.
- Ylläpitää ja vahvistaa hankkeen osapuolten, käyttäjien sekä muiden sidosryhmien luottamusta, innostusta ja sitoutumista hanketta kohtaan.
- Luoda positiivista julkisuuskuvaa hankkeelle ja kunnalle.
Ratkaisu
Ensiksi koostettiin kolmen yhteisen tapaamisen aikana konsultin ohjauksessa viestintäsuunnitelma. Tapaamisiin osallistuivat kaikki hankkeen päätahot. Viestintäsuunnitelmaan pohdittiin yhdessä: Mitkä ovat viestinnän tavoitteet? Ketkä ovat vastuuhenkilöt? Mitkä ovat viestinnän sidosryhmät? Mitkä ovat hankkeen ydinviestit ja kuinka nämä tavoitteet saadaan toteutettua hankkeen aikana?

Nyt rakennustyön edetessä koulun arjessa suunnitelman toteuttaminen näkyy muun muassa koulun henkilöstölle viikkotiedotteina, koulun oppilaille ja vanhemmille viikkoviesteinä Wilman kautta, kuntalaisille viestintänä kunnan Internet-sivujen, Kaiku-sovelluksen, sosiaalisen median eri kanavien ja kuntatiedotteiden kautta.

Oppilaita osallistetaan rakennushankkeeseen erityisesti oppilastoimikunnan infoilla, hankesuunnitelmien esittelyillä, infopisteinä koulun tiloissa ("Kurkkaa työmaalakanan taakse") sekä suunnittelukilpailujen muodossa.

Myös ulkoinen viestintä on erityisesti huomioitu rakennushankkeen tiedottamisessa muun muassa seuraavin toimenpitein: Paikallislehdelle järjestetään työmaavierailuja ja huolehditaan säännöllisestä hanketiedottamisesta, muille medioille järjestetään työmaavierailuja erityisillä teemoilla sekä viestitään mediatiedottein.

Viestintää toteutetaan yhdessä kunnan viestintäasiantuntijan, rakennuttamiskonsulttien, rakennusliikkeen, käyttäjien ja tilaajan kanssa. Kaikkiin tehtäviin on määritelty vastuuhenkilöt ja aikataulut.
Tulokset
Kehitystyöllä on paljon vaikutuksia:

- Viestintäsuunnitelmaa noudatetaan koko hankkeen ajan.
- Kaikki hankkeen sidosryhmät saavat ajantasaista ja oikeellista tietoa hankkeen etenemisestä.
- Sidosryhmien välinen luottamus lisääntyy.
- Hankkeen osapuolten reagointi mahdollisissa muuttuvissa tilanteissa helpottuu.
- Limingan kunnan julkisuuskuva paranee ja kuntalaiset saavat ajantasaista tietoa.
- Rakennuksen yhtaikainen käyttö ei tunnu niin raskaalta, kun käyttäjätkin kokevat olevansa osa hankekokonaisuutta.

Rakennushankkeen viestinnän yksi erityinen vaikutus tulevaisuudessa voi olla nuorten lisääntynyt kiinnostus rakennusalalle.

Jo näiden kokemusten pohjalta voidaan todeta, että Limingan kunnan tulevissa muissa rakennushankkeissa tullaan käyttämään vastaavaa viestinnän suunnittelua.
Liitteet
Limingan lukion muutos ja korjaus - Viestintäsuunnitelma.pdf

Yhteyshenkilöt

Silja Syri
silja.syri@liminka.fi
rakennusinsinööri
Limingan kunta