19.5.2021
Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia, Espoo

Korona-ajan läpinäkyvää, kattavaa ja saatavilla olevaa johtamispuhetta

Käytössä

Tarve ja tavoitteet
Koronan alkuvaihe vaati nopeasti viestinnältä uusia toimenpiteitä, jotta koko organisaation 35000 opiskelijalla ja 1000 henkilöstön jäsenellä sekä keskeisillä sidosryhmillä on mahdollisuus saada ajantasainen, ennakoiva ja läpinäkyvä tilannekuva koronan vaikutuksista niin yksittäisen henkilön kuin organisaation toimintaan. Tiedon on oltava ymmärrettävää, selkeää ja jokaisen on tunnettava se juuri itselle osoitetuksi läpi koko organisaation meneväksi samansisältöiseksi viestiksi. Tavoitteeksi asetettiin, että se on viesti, jota odotetaan ja johon sitoudutaan.
Ratkaisu
Päädyimme ratkaisuun, jossa Valmiusryhmä (johtoryhmä ja turvallisuuspäällikkö) kokoontuu joka torstaiaamu sekä tarvittaessa ja läpikäy oleelliset asiat (muutokset, linjaukset ja vastaavat), jonka jälkeen viestintäjohtaja laatii tiedotteen, joka lähtee henkilöstölle viimeistään perjantaina (aikaviive sen vuoksi, mikäli valtakunnan tai alueen tasolla tulee vielä loppuviikosta uusia linjauksia). Jokainen henkilökunnan jäsen saa Tilannekuvakatsauksen sähköpostiin kuten myös sidosryhmät. Opiskelijat saavat Wilma-viestinä ne kohdat, jotka koskevat heitä.

Ohjeet ja tiedotteet ovat Intrassa omana Korona-osionaan, jonne myös viikoittaiset Tilannekuvakatsaukset ladataan. Näin pääsemme tarkistamaan yhdestä paikasta kaikki koronaan liittyvät asiakirjat, tiedotteet ja ohjeet samasta paikasta.
Tulokset
Tilannekuvakatsausta odotetaan - se sisältää ohjeiden ja linjausten lisäksi aina jotain henkilökohtaista, inhimillistä, elämään liittyvää kannustusta ja viestintää. Koronan päätyttyä tai kun astumme ns. uuteen normaaliin, jatkamme vastaavanlaisen johdon äänen tuomista osaksi työyhteisöviestintää.

Yhteyshenkilöt

Päivi Korhonen
paivi.korhonen@omnia.fi
viestintäjohtaja
Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia