05.05.2021
Maria Piha, Työpäivämuotoilija, Workday Designers

Limingan kunnassa kehitetään palvelevan johtamisen toimintakulttuuria

Kirjoittanut Työpäivämuotoilija Maria Piha, Workday Designers Oy

Työelämän murros ja muuttuva toimintaympäristö asettavat kuntaorganisaatiot pohtimaan valmiuksiaan kehittyä muutoksessa. Kyky uudistua ja halu muuttaa toimintaa ovat edellytys muutoksessa onnistumiselle. Monissa kunnissa on viime vuosina alettu kehittämään työtehtäviä ja uudistamaan palveluita. Työtehtävien muuttuessa ja työntekijäymmärryksen merkityksen lisääntyessä, esihenkilöt tarvitsevat tukea oman työnsä kehittämiseen ja työkykyjohtamisen edistämiseen. 

Limingan kunnassa halutaan kokeilla uusia toimintatapoja 

Limingan kunnan strategiassa painottuu yhdessä tekeminen, henkilöstön osallistaminen, usko omaan tekemiseen sekä uudistuminen ja rohkea kokeileminen. Rohkeudesta ja uusien toimintatapojen kokeilusta kertoo Limingan kunnan Palvellen-hanke (2019-2020), jonka tavoitteena oli luoda palvelevan johtamisen kulttuuria Limingan kuntaan sekä pilotoida esimiestyön tuotteistamista (johtaminen palveluna). Workday Designers toi hankkeeseen palvelevan johtamisen mallin palvelumuotoilun prosessin ja menetelmien myötä, sekä työntekijäymmärryksen muotoilun keskiöön. 

Tarkoituksena oli luoda sisäisiä palvelumalleja, jotka edesauttavat työntekijän itseohjautuvuutta, vähentävät työntekijän riippuvuutta esimiehestä (samalla laajentaa työntekijän ympärillä olevaa tukiverkkoa), sekä vahvistavat työntekijän omaa aktiivista roolia oman työhyvinvointinsa kehittämisessä. Toimenpiteiden tarkoitus oli vahvistaa työntekijän roolia esimiestyön määrittäjänä ja kehittäjänä.” Kertoo hankkeen vastaava Eliisa Tornberg. 

Palveleva johtaminen perustuu aitoon ymmärrykseen työntekijöiden tarpeista 

Joustava ja muutoskyvykäs kuntaorganisaatio muodostuu siellä työskentelevistä ihmisistä, jolloin on erityisen tärkeää ymmärtää työntekijöitä ja heidän tarpeitaan. Palveleva johtaminen perustuu ajatukseen, jossa työntekijät nostetaan keskiöön. Palvelumuotoilu taas tarjoaa välineitä ymmärtää työntekijöiden tarpeita, jolloin voidaan ratkoa oikeita haasteita ja tukea työntekijöitä oikeilla välineillä ja kehittää työntekijäkokemusta. 

Palvellen-hanke koostui kahdesta osasta. Ensimmäisessä osassa selvitettiin minkälaisille johtamispalveluille ja esimiestyölle Limingassa on kysyntää sekä kehitettiin palvelevan johtamisen toimintakulttuuria. Työntekijäymmärrystä kartoitettiin haastatteluilla, joissa etsittiin keskeisiä tarpeita esimiestyön ja johtamisen kehittämiselle. Aineistosta nousi esille kehittämistarpeita, koskien koko organisaatiota, tiimejä ja työyhteisöjä sekä työntekijöitä. Osaan näistä voitiin tarttua suoraan hankkeen kautta. ”Aineiston kautta saatiin kattavaa tietoa henkilöstön tarpeista ja näkökulmista kunnan esimiestyötä ja johtamista kohtaan, tätä aineistoa voidaan hyödyntää vielä pitkään esimiestyössä hankkeen jälkeenkin.” Kertoo Tornberg. 

Hankkeen toisessa osassa esimiestyö haluttiin palvelullistaa ja tuotteistaa edellisen vaiheen kysyntään vastaten. Esimiesten osallistavissa työpajoissa rakennettiin ketteriä kokeiluja esimiestyön ja esimiesten tarjoamia palveluita, jotka vastaisivat työntekijöiden tarpeisiin. Työpajojen tuloksena käynnistettiin 9 erilaista kokeilua, jotka tähtäsivät muun muassa läsnäoloon, keskustelukulttuurin vahvistamiseen, sisäisen viestinnän tehostamiseen, palaveri- ja perehdytyskäytäntöjen parantamiseen. Myös kehityskeskustelujen tueksi löydettiin uusia välineitä. Suurin osa kokeiluista on jäänyt pysyviksi toimintatavoiksi, sillä ne koetiin merkittäviksi vastaten aitoihin tarpeisiin. 

Palvelumuotoilu haastaa totuttua 

Hanke ajoittui korona pandemian alkuun ja se toi haasteita aikatauluun ja työtapoihin. Toisaalta se tarjosi hedelmällisen tavan ottaa haltuun uudenlaisia työtapoja hankkeen hengen mukaisesti. Akuutteihin etätyön johtamisen tarpeisiin onnistuttiin vastaamaan hankkeen aikana.

Hankkeen muutokset osoittivat loistavalla tavalla sen, kuinka palvelevan johtamisen näkökulma toimii myös suurissa muutostilanteissa ja reagoimalla työntekijöiden aitoon tarpeeseen, saadaan parhaimmat tulokset.” Iloitsee Thonberg. 

Hankkeen loppuraportissa todetaan, että hankkeen pidemmän aikavälin vaikutuksia esimerkiksi sairauspoissaolojen vähenemiseen saadaan vasta myöhemmin, mutta hankkeella on todistettavia vaikutuksia viime vuosien suotuisaan Limingan kunnan kehittymiseen. Lisäksi raportissa todetaan, miten työntekijöiden osallistaminen erilaisiin kehittämistoimenpiteisiin, suunnitteluun ja muuhun toimintaan on selvästi lisääntymässä. Näin kunnan toimintakulttuuri muuttuu vähitellen osallistavammaksi. Hanke on lisännyt ja tuonut uutta ymmärrystä esimiehille palvelumuotoilun menetelmistä, empatiasta sen ytimenä ja haastanut aiempia ajatuksia esimiestyöstä. 

”Hanke- ja kehittämisprosessi on opettanut ennen kaikkea työntekijälähtöisyyttä esimiestyössä. Lisäksi prosessi on tuonut esimiestyöhön tietyllä tavalla tiedolla johtamisen näkökulmaa – olemme perustaneet kaikki tehdyt toimenpiteet todistettuun työntekijätarpeeseen. Tämä on ollut uutta ja arvokasta.” Kiteyttää Thornberg. 

 

Workday Designers on työelämän muotoilutoimisto. Kehitämme työntekijäkokemusta ja valmennamme ihmisistä neuvokkaita oman työnsä muotoilijoita.