29.4.2021
Kärkölän kunta, Kärkölä

Toimistopalveluiden kehittäminen

Käytössä

Tarve ja tavoitteet
Kuntaorganisaatioiden toimistopalveluissa työskennellään jatkuvassa toimintaympäristön muutoksessa. Yhteiset keskustelut toimistopalveluiden kehittämiseksi aloitettiin syksyllä 2019 Kärkölän, Lopen ja Hausjärven kuntien sekä Riihimäen kaupungin sekä Hyria Koulutuksen kesken. Kärkölässä aloitettiin tiedonhallinnan kehittämisprojektia, Lopella, Hausjärvellä ja Riihimäellä oli meneillään talous- ja henkilöstöhallinnon palveluntuottajanmuutos.
Kuntakeskusteluissa muodostui nopeasti yhteinen ymmärrys siitä, että toimistopalveluiden henkilöstön työ on alati muuttuvaa, osin pirstaleista ja hektistä. Näkemys yhteiskehittämisestä vahvistui, sillä yhteiskehittämisellä luodaan verkostoja ja vaihdetaan hyviä käytäntöjä sekä peilataan toimintatapoja toimistopalveluhenkilöstön kesken. Jatkuvassa muutoksessa työskentely saattaa myös kuormittaa, joten työelämäbalanssia ja työssä jaksamisen työkaluja olisi hyödyllistä opiskella lisää.
Kokoava ajatus yhteiskehittämishankkeesta on: "Toimistopalveluissa kehitetään toimintatapoja, vahvistetaan osaamista, lisätään entisestään aktiivista tiimityötä, edistetään työelämäbalanssia sekä verkostoidutaan."
Ratkaisu
Toimistopalveluiden kehittämisessä keskeisenä menetelmänä olivat yhteiset toimistopalveluhenkilöstön valmennuspäivät sekä osallistujien henkilökohtaiset kehittämistyöt, joiden toteutuksesta vastasi koulutusyhteistyökumppani Hyria Koulutus. Kehittämistyöhön osallistuneet suorittivat kehittämistyöhön osallistuessaan osan liiketoiminnan ammattitutkinnosta.
Valmennuskokonaisuudet käsittelivät strategiaa ja arvoja, palvelumuotoilua ja leania, työelämäbalanssia ja itsensä johtamista, vuorovaikutusta sekä muutoksessa työskentelyä. Kaikkia asiakokonaisuuksia peilattiin omaan työhön.
Henkilökohtaiset kehittämistehtävät kohdistuivat oman työn kehittämiseen, sujuvoittamiseen, tulevaisuuden innovointiin sekä työn näkyväksi tekemiseen.
Suunnitteluvaiheessa tavoitteena oli myös keskinäiset kuntavierailut osallistujaorganisaatioiden kesken, mutta ne jäivät toteutukseen mahdollisesti tulevaisuudessa, sillä kehittämiskokonaisuus toteutettiin pääosin etätyöskennellen. Toteutimme kuitenkin ajanhengenmukaisesti etävierailun Jämsän kaupunkiin, jossa on toteutettu laajamittainen ja pitkäkestoinen toimistopalveluiden kehittäminen.
Tulokset
Kehittämisellä saavutettiin yhteistyön syvenemistä niin omissa kuin lähiorganisaatioissa, vahvistettiin omaa osaamista ja tehtiin näkyväksi toimistopalveluiden merkittävyyttä kuntaorganisaatioiden arjen sujuvoittajana. Henkilökohtaisten kehittämistöiden laatiminen oli ponnistus, mutta teki näkyväksi ja mahdollisti ohjatun kehittämisen organisaatioiden lähtökohdat ja tarpeet huomioiden. Kehittämistehtävissä yhteisenä nimittäjänä oli palveluiden vaikuttavuuden sekä sujuvuuden lisääntyminen.
Halutessaan toimistopalveluhenkilöstö voi suorittaa opintokokonaisuuksia lisää jopa kokonaisen tutkinnon verran.

Yhteyshenkilöt

Lilli Peltonen
lilli.peltonen@karkola.fi
hankepäällikkö
Kärkölän kunta