28.4.2021
Uudenmaan liitto, Helsinki

Digitaalisten työtapojen kehittäminen

Käytössä

Tarve ja tavoitteet
Asiantuntijatyö muuttuu ja meidän tulee kyetä vastaamaan niihin haasteisiin, joita tulevaisuus asettaa. Uudenmaan liiton sisäisen projektin tavoitteena oli kokeilla ja juurruttaa parhaita toimintamalleja tulevaisuuden asiantuntijatyöhön. Tähän liittyi henkilöstön digitaitojen kartoittaminen ja vahvistaminen, Office 365-ympäristön monipuolisempi ja tehokkaampi hyödyntäminen sekä yhteiskehittämisen menetelmien kokeileminen. Projekti aloitettiin 2019 ja erinomaisten tulosten perusteella digitaalisten työtapojen kehittäminen päätettiin sitoa osaksi asiantuntijatyön jatkuvaa kehittämisprosessia.

Projektin edetessä digitaalisen osaamisen lisäksi haluttiin painottaa aivoystävällisiä digitaalisia työskentelytapoja, eli ns. kognitiivista ergonomiaa ja siihen liittyviä taitoja. Aivojen hyvinvoinnin huomioivien työskentelytapojen tarve nousi entistä suuremmaksi työn muututtua kokonaan etätyöksi korona-epidemian myötä.
Ratkaisu
Projekti toteutettiin sisäisesti hallintoyksikön luotsaamana. Projektiin koottiin moniammatillinen projektitiimi, jonka muodostivat hallinto-ja talousjohtaja, henkilöstöpäällikkö, tietohallintopäällikkö, hallintopäällikkö ja viestintäsuunnittelija. Lisäksi projektiin palkattiin määräaikainen projektisuunnittelija. Lisäresurssin palkkaaminen oli projektin onnistumisen kannalta merkittävä seikka etenkin toimintamallien viimeistelyssä ja jalkauttamisessa organisaatioon.

Projektin aikana kehitettiin tai otettiin käyttöön seuraavia toimintamalleja:

Digilähettiläät (organisaation sisäinen moniammatillinen ryhmä, joka ideoi ja kehittää yhdessä digitaalisia ratkaisuja sekä tukee asiantuntijoita uusien sovellusten käytössä)

Teams toimintamalli (ohjaa ja yhtenäistää organisaation Teamsin käyttöä)

Etätyö- ja fasilitointivinkit (tarjoaa henkilöstölle vinkkejä ja ratkaisuja etätyöhön ja etäfasilitointiin liittyen)

Digitaitojen itseopiskelualusta (ulkopuolinen 24/7-palvelu, joka tukee asiantuntijoiden digitaalisia taitoja sisältäen mm. video-ohjeita ja kouluttajien johdolla käytäviä tietotyön tehotreenejä)

Henkilöstölle järjestettiin lisäksi erillisiä Office 365-sovelluksiin liittyviä koulutuksia ja jatkuvaa tukea digitaalisten työtapojen kehittäjän toimesta. Tukimuotoina: lähikoulutukset, viikoittaiset vapaaehtoiset digiklinikat toimistolla ja etänä sekä erikseen varattavat tukiajat.

Aivoystävällisten digitaalisten työtapojen edistämiseksi kehitettiin ja otettiin käyttöön Oma työ-merkintää koskeva toimintamalli, tehokkaiden kokousten toimintamalli sekä digitaalista läsnäoloa koskevat pelisäännöt. Näiden toimintamallien yhteinen tarkoitus on toisaalta suojella keskittymistä vaativaa asiantuntijatyötä, vuorovaikutusta ja kohtaamisia ja toisaalta parantaa ihmisten tavoitettavuutta etätyössä.
Tulokset
Henkilöstön digitaalisen osaamisen taso vahvistui edellä mainittujen toimintamallien ja tukimuotojen ansiosta. Mittarina käytimme organisaation tarpeisiin luomaamme tieto- ja viestintäteknologian testiä. Lähtötaso mitattiin projektin alussa ja uusintatesti suoritettiin vuoden kuluttua. Kokonaistulos parantui hyvästä kiitettävään.

Asiantuntijat osaavat hyödyntää itsenäisemmin ja tehokkaammin käytössä olevia digitaalisia työvälineitä. He hallitsevat monipuolisemmin sovellusten käytön ja käyttävät niitä organisaation toimintamallien mukaisesti. Tämä on yhdenmukaistanut ja sujuvoittanut yhteiskehittämistä. Konkreettisimmin tämä näkyy tukipyyntöjen vähentymisellä ja myönteisempänä asenteena digitaalisiin työtapoihin.

Digitaalisten työtapojen kehittämisprojekti on mahdollistanut tuloksellisen työn myös korona-aikana ja toisaalta osaamisen nopea kehittyminen mahdollistaa paikasta riippumattoman työn korona-ajan jälkeen. Digiosaaminen on tunnistettu yhdeksi tärkeimmistä asiantuntijatyössä tarvittavista osaamisista. Digitaalisten työtapojen ja digiosaamisen kehittäminen jatkuu liitossa osana tulevaisuuden asiantuntijatyön kehittämistä.

Yhteyshenkilöt

Aleksi Partanen
aleksi.partanen@uudenmaanliitto.fi
Yhteisökehittäjä
Uudenmaan liitto

Liisa Setälä
liisa.setala@uudenmaanliitto.fi
Hallintopäällikkö
Uudenmaan liitto