29.4.2021
Kuusamon kaupunki/keskushallinto, Kuusamo

Kuusamon raatit (Kajaanissa pilotoidaan nyt tuuminkeja samalla konseptilla)

Käytössä

Tarve ja tavoitteet
Työssämme Osallisuuden ja asiakaspalvelun Digimuutos 3.0 -hankkeessa kolmelle pohjoiselle kunnalle, Kuusamo, Kajaani ja Taivalkoski selvitimme osallisuuden käsitteen nykyistä laajaa käyttöä kielessä ja sitä mistä osallistamisessa on ollut suomalaisessa keskustelussa kyse ja mistä nykyisen kuntalain osallistamiseen tähtäävät pykälät kumpuavat.

Osallistamisen tarina Suomessa alkaa nähdäksemme nykyisessä muodossaan 90-luvulta. Suomen liittyminen Euroopan unionin jäseneksi toi mukanaan unionissa käytyä keskustelua osallisuuden lisäämisestä. Osallistaminen näkyy vahvasti jo vuoden 1995 Kuntalaissa.

Koska osallisuus päätöksenteon näkökulmasta on aporista edustuksellisessa demokratiassa, jossa päätöksentekovalta kuuluu lain mukaan viimekädessä valituille edustajille, on osallistamisessa tärkeää se, että osallistettavan oma kokemus osallistumisesta ei jää "puolitiehen", vaan osallisuuden kokemus yhteisistä asioista vahvistuu. Tämä tarkoittaa Kuusamon raatit-konseptissa, että esimerkiksi mielipiteiden ja havaintojen siirtoa tulee fasilitoida päätöksenteon valmisteluvaiheessa ihmisiltä valmisteleville viranomaisille parhaassa tapauksessa niin, että osallistaminen parantaa valmistelua tuoden mukaan komponentteja, joita valmistelussa ei välttämättä muuten olisi huomattu ja niin, että osallistamistoimien mahdolliset tulokset voidaan viestiä aidosti valmistelua parantaneina.

Tavoitteeksi Kuusamon raatit -konseptille asetettiin:

A) osallistamistoimien osallistujat kokevat aidosti päässeensä osallisiksi päätösten valmisteluun tai kunnan ajankohtaisten asioiden käsittelyyn keskustelemalla niistä,

B) viestintää osallistumismahdollisuuksista havaitsevat ihmiset saavat kokemuksen mahdollisuudesta osallistua kunnan ajankohtaisten asioiden käsittelyyn. "On eri asia jättää aktiivisesti saapumatta virtuaaliseen keskustelutilaisuuteen ajankohtaisesta aiheesta, kuin jättää saapumatta sen tähden, että sellaisesta tilaisuudesta ei ole tietoakaan".
Ratkaisu
Edellytykset virtuaaliselle osallistamiselle ovat nyt olemassa. Digimuutoksen aikana ja koronan koulittua kuntalaisia etäyhteyksiin, sekä samanaikaisesti virtuaalitapaamisten tekniikan kypsyttyä, avautui mahdollisuus järjestää kunnille jo valmiiksi tuttuja osallistamistilaisuuksia virtuaalisesti.

Kuusamon raatien nimestä käytiin pitkät ja perusteelliset keskustelut, jotta toimijoille kunnassa syntyi selkeä käsitys siitä, mitä otsikolla tarkoitetaan; “raatit tarkoittavat, paikallisten kielellä, matalan kynnyksen puheen paikkaa kunnan asioista”.

Raati viittaa vanhaan suomeen ja on säilynyt Kuusamon paikallismurteessa. Kuusamossa ja Koillismaalla se tarkoittaa syvällisempää pysähtymistä keskustelemaan. Tätä sanotaan raataamiseksi, naapuriin voidaan lähteä raatille. Toinen merkitys viittaa eurooppalaiseen puheen paikkaan, kuten raatihuoneessa. Kuusamon raatien puheenvuoroja ei kuitenkaan voi pitää osviittana edustuksellisen päätöksenteon suuntaamiseksi suuntaan tai toiseen. Ne ovat ilmaisuja julkisessa kokoontumisessa: päätösvallan on säilyttävä lain mukaan demokraattisesti valituilla edustajilla, elleivät he itse ohjaa vaikkapa osallistavaan budjetointiin, mikä onkin Kajaanissa pilotoitujen ja Kuusamon raatikonseptin pohjalta kehitettyjen ensimmäisten tuuminkien asialistalla. Tuumingit toteutetaan yhdessä Kajaaniin Poreen toimesta.

Olemme pilotoineet raatit -konseptia Kajaanissa nyt Kajaanin tuuminkien nimellä myös hybriditilaisuutena, jossa osa osallistujista saapuu paikalle ja osa osallistuu virtuaalisesti.

Kuusamon raatien aiheesta riippuen raatit voivat toimia osin myös tiedottamisen apuvälineenä ajankohtaisista asioista. Toisaalta raatit voivat olla myös yhteisöllisyyden vahvistamisen väline pitkien etäisyyksien tai koronarajoitusten asettaessa hankaluuksia fyysisille tapaamisille. Juuri liikkumisen poistaminen kustannusyhtälöstä tuottaa kustannussäästöjä osallistujille. Toisaalta kaikilla ei ole välineistöä tai osaamista. Tätä puutetta Kuusamon kaupunki on aktiivisesti helpottanut esimerkiksi kirjaston ja muiden kaupungin tiloissa olevien laitteiden käyttöön ohjaamalla ja käyttötukea antamalla Kuusamon aktiivisen digitukiverkoston avulla. Lisäksi myös ikäihmistyön kanssa kehitetään ratkaisuja virtuaalikyvykkyyksien lisäämiseksi, eikä nuorten digivalmiuksienkaan kehittämistä ole unohdettu, vaan kaupungin nuorisotyö sekä kasvatus- ja sivistystoimiala ovat mukana raatien valmistelussa.

Raateja pilotoinut hanke sai kaupungin johdolta tehtäväkseen koordinoida raatien kehittämistä vuoden 2021 marraskuuhun saakka, minä aikana konseptin mahdollinen juurtuminen kaupungin normaaliksi toiminnaksi mahdollistuu.

Raatien järjestämisen vaatima työvoima vaihtelee suuresti käsiteltävän asian ja käytettyjen fasilitointimenetelmien myötä. Perustoimintona kaupungin työntekijä voi avata Microsoft Teams -kokouksen, säätää sen julkiseksi ja avoimeksi tilaksi ja kutsua linkin avulla keskustelemaan, jolloin kustannusrakenne on minimaalinen. Sivumennen mainittakoon, että tästä versoi variaatio Kuusamon digitukiverkostolle, jolta yhdistykset voivat nyt varata virtuaalisia kokoushuoneita vain omaan käyttöönsä.

Suuremmissa raatitapahtumissa fasilitointivälineiden käyttöönotto helpottaa esimerkiksi kiivasta keskustelua oletetusti herättävien aiheiden käsittelyä esimerkiksi äänestyksen avulla. Tällöin konfliktuaalinen keskustelu ohjataan ikään kuin rajattuihin uomiinsa ja tulos voidaan sanoittaa esimerkiksi, että “paikalla olleiden mielipide asian suhteen jakautui näin”, jolloin välitetään ymmärrys siitä, että tässä raatissa ei päätetty asiasta vaan äänestystulos vain kuvastaa kulloinkin paikalle saapuneiden mielipidettä asiasta.

Raatien vetäjänä toimii substanssiasiantuntija, jota voidaan nimittää myös pääfasilitaattoriksi. Apufasilitaattoria tarvitaan esimerkiksi puheenvuoropyyntöjen kirjaamiseen. Hybridiraatien järjestämisessä myös paikalliset järjestelyt vaativat huolellista resursointia. Karkeasti Kuusamon raatien järjestäminen tapahtuu 2-5 henkilön voimin, mutta keskeinen viestintäyhteistyö mukaan lukien voi tämä joukko kasvaa huomattavasti suuremmaksikin.

Raatin molempien tavoitteiden saavuttamiseksi onkin viestintä ensiarvoisen tärkeää. Koska läsnäolijoiden määrää ei tuloksena voi nähdä merkittävämmäksi kuin raati-ilmoituksen, mielellään usein, havainneiden ihmisten määrä saati osallisuuden ja osallisuusmahdollisuuden kokemuksen aitous, on raatien viestintään valjastettava päteviä resursseja.
Tulokset
Kuusamon raatien vuoden 2021 tammikuusta maaliskuulle kestänyt pilotointivaihe on Kuusamossa ohi. Pilotoinnista siirryttiin joustavasti kaupungin johdon myötävaikutuksella raatien tuotantoon. Tuotantovaiheessa toimialoilta nostetaan esiin raatattavia aiheita ja niitä työstetään raatin väärteiksi hankkeemme tuella.

Säästöjen syntymisestä on vielä aikaista puhua, mutta raateille osallistuneet ovat palautteessaan maininneet eduksi kulkemiskustannusten poistumisen. Erityisen merkittävänä kulkemiskustannusten poistumisen suhteen voidaan pitää yhtä pilottiraadeistamme, joka aiheensa puolesta soveltui kaikkien kolmen hankekuntamme kohderyhmille. Järjestimme tässä tapauksessa kenties maailmanhistorian ensimmäisen kuntarajat ylittäneen paikallistilaisuuden, johon saapui virtuaalisesti yhteensä 53 osallistujaa kolmesta pohjoisesta kunnasta sekä ainakin pääkaupunkiseudulta.

Raatit -konsepti on otettu Kuusamon kaupungissa, mediassa ja myös ihmisten kommenttien perusteella kiinnostuneena vastaan. Myös kaupunginvaltuuston iltakoulu käsitteli aihetta.

Toistojen avulla raati-konsepti tulee tutuksi. Kuusamon kaupunki teki kevättalvella päätöksen siirtää konseptin alle muutoin kaupungissa vireillä olleen ‘Perheille paras’ -webinaarisarjan.

Kehitystyötä jatketaan matalalla kynnyksellä, mistä esimerkkinä päätettiin jättää toistaiseksi vielä julkaisematta “Näin järjestät raatit” -ohjetiedosto kaupungin työntekijöille, “taplatkaamme tavoillamme, niin pino kasvaa”.

Yhteyshenkilöt

Jani Väisänen
jani.vaisanen@kuusamo.fi
asiantuntija
Osallisuuden ja asiakaspalvelun digimuutos 3.0 -hanke / Kuusamon kaupunki

Kirsi Kangas
kirsi.kangas@kuusamo.fi
Hallinto- ja talousjohtaja
Kuusamon kaupunki