2.3.2021
Limingan kunta, konsernipalvelujen asumisen ja rakentamisen tiimi, Liminka

Tervetuloa joukkoomme - Limingan kunnan perehdyttämisohje

Käytössä

Tarve ja tavoitteet
Limingan kunnassa toteutettiin vuosina 2019-2020 Kevan rahoittama työelämän kehittämishanke Palvellen, jossa kehitettiin kuntaan palvelevaa johtamiskulttuuria. Osana hanketta Limingan kunnan konsernipalvelujen asumisen ja kaavoituksen tiimi päätti kehittää perehdyttämistoimenpiteitään. Tiimissä työskentelee vajaa kymmenen henkilöä, ja heidän työnkuvansa poikkeavat toisistaan huomattavasti. Työntekijöiden keskinäinen tietämys toistensa työtehtävistä ja vastuista oli vähäinen, ja siksi esimerkiksi sijaistaminen sairauslomatilanteissa oli haastavaa.

Limingan kunnan viralliset perehdyttämisohjeet löytyvät kunnan intranetistä. Konsernipalvelujen asumisen ja kaavoituksen tiimi halusi kuitenkin luoda virallisia ohjeita täydentävät ja työporukan ilmapiiriä paremmin kuvaavat ohjeet, joiden sisältö olisi räätälöity juuri heidän tiiminsä olosuhteita vastaaviksi. Tavoitteena oli visuaaliset ja hauskat mutta informatiiviset ohjeet, jotka helpottaisivat uuden työntekijän siirtymistä Limingan kunnan palvelukseen, oli edeltävä työnantaja sitten kuntasektorilta tai yksityiseltä sektorilta. Oppaan sisältö viestii uudelle työntekijälle tiimin työkulttuurista, työyhteisön tavoitteista, arvoista, visioista ja työjärjestelyistä.

Uudelle työntekijälle nimetään myös Kummi, joka on tulokkaan epävirallinen perehdyttäjä ja jonka puoleen voi kääntyä missä hyvänsä asioissa. Lisäksi päätettiin, että jokainen konsernipalvelujen asumisen ja kaavoituksen tiimin jäsen laatii oman työnkuvauksensa työntekijöiden yhteiselle verkkoasemalle. Työnkuvauksesta käy ilmi kyseisen työntekijän tärkeimmät työtehtävät, vastuut, käytettävät ohjelmistot sekä aineisto, jota hän töissään tarvitsee. Työnkuvauksen on tarkoitus helpottaa tilanteita, joissa joku työntekijöistä tarvitsee sijaista.
Ratkaisu
Konsernipalvelujen asumisen ja kaavoituksen tiimin jäsenet ideoivat uuden perehdyttämisohjeen sisältöä, ja visuaalinen toteutus suunniteltiin yhdessä kunnan viestintäasiantuntijan kanssa. Perehdyttämisohje otettiin käyttöön saman tien, ja sen käyttöä on jo ehditty testata kahden uuden työntekijän kanssa.

Samanaikaisesti perehdyttämisohjeen laatimisen kanssa työntekijät ideoivat myös muita tapoja helpottaa uuden työntekijän töiden aloitusta. Syntyi ajatus kummityöntekijästä, joka toimisi uuden tulokkaan epävirallisena oppaana, ja jolta työntekijä voisi kysyä matalalla kynnyksellä apua missä tahansa mieltä askarruttavassa asiassa. Myös kummitoimintaa on jo ehditty kokeilemaan, ja kokemukset ovat olleet positiivisia.

Työntekijät ovat lisäksi laatineet työnkuvansa yhteiselle verkkoasemalle, ja he päivittävät niiden sisältöjä säännöllisesti. Työnkuvat on käyty läpi yhteisissä kokouksissa.

Perehdyttämismallia on esitelty MIF-koulutuksessa, ja se on herättänyt kuulijoissa mielenkiintoa. Mallia on mahdollista soveltaa myös muissa organisaatioissa.

Toimenpiteet toteutettiin osana Palvellen -hanketta, eikä niistä syntynyt erillisiä kustannuksia.
Tulokset
Töihin tuleminen helpottui ja uusi työntekijä pääsee nyt helpommin kiinni työpaikan toimintatapoihin, tutustuu tiiminsä arvoihin, työkulttuuriin ja työjärjestelyihin. Uusi työntekijä pääsee nopeammin kiinni omiin töihinsä, kun aikaa ei kulu käytäntöjen selvittämiseen ja vastausten odottamiseen. Perehdyttämisohje ja -malli laadittiin oikeaan aikaan, sillä korona ja etätyösuositus ovat vaikeuttaneet uusien työntekijöiden perehdyttämistä merkittävästi.

Perehdyttämisohjetta voidaan päivittää tarpeiden ja uusilta työntekijöiltä tulleiden toiveiden mukaan. Myös muu toiminta jalostuu, kun kokemuksia niiden toiminnasta kertyy enemmän. Perehdyttämismalli ja -ohjeet voidaan ottaa käyttöön myös muissa Limingan kunnan työyksiköissä ja tiimeissä.
Liitteet
Limingan kunnan perehdyttämisohje.pdf
Kunnanarkkitehdin tehtävät.pdf

Yhteyshenkilöt

Katariina Huikari
katariina.huikari@liminka.fi
Hankeasiantuntija
Limingan kunta

Venanzia Rizzi
venanzia.rizzi@liminka.fi
Kunnanarkkitehti
Limingan kunta